Hướng dẫn sử dụng hệ thống IT HelpDesk

Hệ thống IT HelpDesk là gì ? HelpDesk, cái tên của nó đã nói lên tất cả.

Là một hệ thống hỗ trợ người dùng tất cả vấn đề liên quan đến phần cứng, phần mềm, nội dung số. IT HelpDesk là chương trình  của Lotus Notes nằm trong Citrix.

Trong quá trình sự dụng phần mềm, phần cứng nếu có sự cố hay lỗi xảy ra mà IT ở chi nhánh đó không thể sửa được, hoặc là không có đủ quyền hạn để sửa thì vào hệ thống IT HelpDesk, gởi yêu cầu nhờ sự giúp đỡ của phòng CNTT – người có quyền hạn cao hơn.

Sau đây sẽ là cách hướng dẫn để gởi một yêu cầu chính xác với đầy đủ thông tin, đọc dễ hiểu nhằm giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

IT Help Desk là một chương trình của Lotus Notes nằm trong Citrix, cho nên ta mở Lotus Notes trước.

1) Cách mở chương trình IT HelpDesk

– Click vào nút Open
– Sẽ thấy chữ “Type to find” gõ vào IT HELPDESK

2) Tạo yêu cầu mới

Click vào nút “Tạo yêu cầu mới (new ticket) “ ở hình bên trên.

Hướng dẫn các thông số:

–       Hệ thống: chọn trong list hệ thống

–       Mô tả sự cố : nhập tay, dùng để nhập liệu yêu cầu gửi IT thực hiện việc gì?  chính là subject khi thực hiện gửi yêu cầu bằng mail.

–       Username/ID, Thông tin thêm: tùy chọn nhập liệu : có thể nhập mã NV, tên NV và tên người yêu cầu.

–       Lựa chọn câu trả lời cho các câu hỏi:

+  Máy tính có thuờng bị lỗi này không?

+ Máy có cài phần mềm mới gần đây không?

+ Những người gần bạn có bị lỗi này không?

Do người yêu cầu trả lời à mục đích để xác định phạm vi của lỗi.

–       Ghi chú : ghi lại chi tiết của phần mô tả sự cố.

–       Yêu cầu hỗ trợ từ xa : hỗ trợ qua chat, shadow (citrix), teamviewer…

–       Mức độ ảnh hưởng : lựa chọn.

–       Yêu cầu xử lý cho:

+ Số điện thoại : số đt di động hoặc line nội bộ.

+ Nơi làm việc

+ Tên : lưu ý tên ở phần yêu cầu xử lý cho có thể giống hoặc khác với người tạo yêu cầu, vì có thể người tạo yêu cầu tạo giúp người đang bị sự cố.

+ Chức vụ phòng ban.

–       Attachments : hình ảnh đính kèm, lưu ý chụp hình dán vào để người hỗ trợ cho yêu cầu này có thể hiểu rõ được lỗi người dùng đang bị thì tốt nhất nên chụp hình gửi kèm theo.

–       Gửi yêu cầu cho “client service” à send ticket

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s